Frais kilométriques : comment éviter un redressement URSSAF ?

3 juin 2021 | Actualité, Conseils de pro

éviter un redressement URSSAF

Aujourd’hui, alors que le suivi des frais kilométriques est coûteux en temps et en argent, une majorité d’entreprises et d’indépendants n’ont pas de solution pour suivre leurs trajets. Pourtant, 52% des contrôles URSSAF concernent les véhicules de société. C’est donc un poste de frais à ne pas négliger et un suivi rigoureux doit être fait pour éviter un redressement par l’URSSAF.

Pour une flotte de 10 véhicules de commerciaux, le redressement encouru pour une surévaluation de 10% des trajets parcourus serait en moyenne de 7 150€ pour un calcul basé sur les indemnités kilométriques. Et ce n’est que le montant si le rattrapage est effectué dans les 30 jours suivant le compte-rendu des irrégularités. Pas moins de 7 500€ vous seront demandés si vous mettez 3 mois à régulariser votre situation. Nous ne prenons pas en compte les honoraires de votre comptable pour cette période.

En entreprise, les frais kilométriques sont importants, car ils font l’objet de remboursements ou d’avantages en nature. Pour un indépendant qui utilise un véhicule personnel, ces frais peuvent être déduits du revenu imposable.

C’est donc tout à l’avantage des employeurs, de leurs salariés et des indépendants de déclarer les frais kilométriques professionnels, et ce, de manière précise.

Pour le collaborateur, le remboursement des frais professionnels n’est pas soumis au paiement de l’impôt sur le revenu.

Pour déduire ces frais, le salarié peut opter pour l’une de ces deux options :

  • La déduction forfaitaire de 10% appliquée à son revenu annuel net imposable. Cette déduction est automatiquement appliquée par l’administration quand il n’opte pas pour les frais réels.
  • La déduction des frais réels.

Que dois-je fournir comme justificatifs ?

Dans le but de vérifier la justesse et la cohérence de vos déclarations, l’agent URSSAF a le droit d’accéder à tous vos documents et à vos fichiers informatiques. Il est judicieux de préparer les notes de frais et autres justificatifs de kilomètres parcourus nécessaires au recoupement des informations.

Pour justifier des kilomètres parcourus, vos relevés kilométriques doivent mentionner :

  • les adresses de départ et d’arrivée de vos trajets professionnels
  • les dates des différents trajets
  • les motifs de déplacement

Qu’est-ce que je risque si je ne peux pas les fournir ?

Si vous n’êtes pas en capacité de fournir les justificatifs nécessaires ou si vos déclarations ne sont pas cohérentes avec ceux-ci, vous ferez l’objet d’un redressement.

Vos manquements et non-conformités devront être rattrapés dans les 30 jours suivant le rapport de contrôle. Au-delà de ces 30 jours, sauf bénéfice du droit à l’erreur instauré par la loi ESSOC, des majorations de retard obligatoires sont prévues par la loi.

Si vous ne vous êtes pas mis en conformité suite aux observations formulées, vous vous exposez à l’application d’une majoration de 10 % sur le montant d’un redressement régularisant un nouveau manquement sur le même point.

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre afin d’éviter un tel redressement ?

Ne pas pouvoir justifier les dépenses

Pour être remboursée, chaque dépense doit respecter les règles suivantes :

  • Elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise
  • Elle doit être proportionnée en fonction de sa nature et des circonstances
  • Elle doit être dûment justifiée à l’aide d’une note de frais et d’un justificatif valable

Une note de frais dont le justificatif est perdu ne peut donner lieu à aucun remboursement. De plus, cela vaut un redressement fiscal et une réaffectation de la dépense en tant qu’avantage en nature.

Dépasser la limite d’exonération de charges sociales

Tous les frais ne peuvent pas être remboursés en intégralité, et il existe un plafond pour chacun. Les frais remboursés au forfait sont exonérés de cotisations sociales s’ils sont justifiés et dans la mesure où les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés. Les frais au-delà de ceux-ci sont soumis aux cotisations sociales, tandis que les frais réels en sont intégralement exonérés.

Opter pour un mauvais mode de remboursement

Un gérant d’une entreprise ne peut bénéficier d’aucun remboursement au forfait. Ses frais doivent être scrupuleusement justifiés et remboursés sur la base du réel et les indemnités kilométriques sont soumises au barème de l’administration fiscale. Se tromper de mode de remboursement est passible de redressement, qu’il s’agisse de montants importants ou non.

Déclarer des dépenses considérées comme déraisonnables

Cela n’échappera à aucun contrôleur fiscal. Si le nombre de kilomètres parcourus, ou si les montants engagés semblent trop importants par rapport au motif avancé, l’administration fiscale est libre de requalifier la dépense en avantage en nature. Si c’est le cas, les dépenses seront alors soumises à cotisations sociales pour l’entreprise.

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  • d’obtenir des relevés kilométriques conformes aux exigences fiscales ;
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