Professions libérales : quelles applications pour calculer vos indemnités kilométriques ?

8 février 2021 | Conseils de pro

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Que vous soyez salarié, profession libérale, chef d’entreprise, autoentrepreneur : vous utilisez votre véhicule personnel pour vos trajets professionnels, et vous savez que vous pouvez optimiser vos revenus en calculant vos indemnités kilométriques.

🤔 Oui mais voilà : comment faire pour calculer les indemnités auxquelles vous avez droit ? Comment connaître vos kilométrages et conserver l’historique de vos déplacements sans y perdre 1h par jour ?

Nous avons fait le tour du marché, et listé 5 applications qui veulent vous faire gagner du temps.

💡 A lire aussi : Professions libérales et frais kilométriques : le guide complet !

Izika : calculez vos indemnités kilométriques à partir de votre agenda

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👉 Tarif : 99 € HT / an / utilisateurs pour les indépendants et TPE, 499 € HT / an + 99 € HT / an / utilisateurs pour les flottes de véhicules.

✅ Avantages :

  • Rien à installer dans votre véhicule ni sur votre téléphone
  • Fichiers d’export aux normes de l’administration fiscale française
  • Calcul automatique des indemnités kilométriques

❗️ Inconvénients :

  • Nécessite que vos rendez-vous soient tous parfaitement bien noté dans votre agenda : horaires, adresse du rendez-vous, motif.
  • Si vous utilisez le même agenda pour vos rendez-vous professionnels et personnels, Izika ne fait pas la différence.
  • Si vous effectuez certains déplacements autrement qu’en voiture (transport en commun, vélo, train…), Izika les comptabilise quand même.

Conclusion : pour avoir testé Izika, nous pensons que cet outil ne conviendra pas à tous les professionnels. Le fait de devoir modifier manuellement chaque rendez-vous dans le logiciel pour modifier le point de départ et d’arrivée risque de rebuter beaucoup de pros !

IK Generator : saisissez vos déplacements et générez vos relevés de frais kilométriques

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IK Generator est une application web qui vous permet de saisir vos déplacements et de générer vos tableaux de frais kilométriques. IK Generator vous permet d’enregistrer un carnet d’adresses, et de saisir, au fil de l’eau ou chaque mois, le nombre de déplacements effectués vers chaque adresse, en mode « aller-retour » ou en mode « tournée ». Il vous permet aussi de générer automatiquement tous vos déplacements d’une date à une autre, en fonction d’un nombre de déplacements maximum et du montant d’indemnités que vous souhaitez récupérer (en gros, c’est de la fraude !).

👉 Tarif : 8,25 € par mois (facturation annuelle).

Avantages :

  • Très facile d’utilisation
  • Génération automatique des tableaux de frais kilométriques

❗️ Inconvénients :

  • Vous devez saisir manuellement tous vos trajets : ce logiciel remplace donc votre traditionnel tableau Excel, mais ne fait pas beaucoup plus
  • Le mode Generator permet d’aller très vite en générant des relevés kilométrique « bidon » : une pratique illégale et très dangereuse en cas de contrôle !

Conclusion : Le mode saisie de IK Generator peut être intéressant pour ceux qui se déplacent peu, ou qui effectuent régulièrement les mêmes trajets. Mais est-ce que cela vaut 99 € par an ? A vous de juger.

Feez : Enregistrez vos trajets automatiquement sur votre mobile

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Feez est une application pour iPhone qui permet d’enregistrer automatiquement les kilomètres parcourus en voiture, en moto ou en scooter, et de vous envoyer par email chaque semaine ou chaque mois un tableau excel qui liste tous vos trajets. Feez utilise le GPS de votre téléphone pour détecter vos trajets dès que l’application est lancée.

👉 Tarif : Feez est gratuit pour une utilisation du lundi au vendredi, de 8h à 20h. Pour débloquer l’utilisation de Feez en dehors de ces plages horaires, et recevoir par email votre relevé kilométrique, vous devez opter pour l’abonnement pro à 8,99 € TTC par an.

Avantages :

  • Détection automatique des trajets
  • Envoi automatisé de vos relevés kilométriques par email

❗️ Inconvénients :

  • Disponible uniquement sur iOS (pas de version Android)
  • Pas de distinction entre trajets professionnels et personnels : vous pouvez juste déterminer les jours de la semaine où les trajets ne sont pas loggués
  • L’application enregistre aussi les trajets effectués lorsque vous êtes passager d’un autre véhicule, ou dans les transports en commun
  • Pas de calcul automatique des indemnités kilométriques
  • Risque d’erreurs lorsque votre téléphone n’est pas connecté à Internet

Conclusion : Feez semble fonctionner (même si nos tests n’ont pas été très concluants avec la version gratuite), et l’envoi par email des relevés kilométriques est une bonne idée. Toutefois, vous risquez de perdre du temps à faire le tri entre les trajets professionnels et les trajets personnels. Vous devez donc bien penser à quitter l’application en dehors de votre temps de travail, et à la relancer pour vos trajets professionnels : interdit aux têtes en l’air !

Kilometer, saisissez vos trajets sur votre mobile et calculez vos indemnités

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Kilometer est une application mobile, disponible sur les smartphone iOS et Android. Kilometer récupère vos trajets grâce au GPS de votre téléphone. Avant chaque trajet professionnel, vous devez lancer l’application et créer un nouveau trajet, et terminer ce trajet lorsqu’il est terminé. En fonction des caractéristiques du véhicule, les indemnités kilométriques sont calculées et disponibles dans votre compte. Tous les mois, vous recevez une synthèse PDF et Excel, qui peut être transmise automatiquement à l’employeur dans le cas où l’utilisateur est salarié, ou être transmise à votre comptable si vous êtes un travailler indépendant.

👉 Tarif : 12,50 € HT / mois pour les indépendants, 15 € HT / mois + 8 € par véhicule pour les flottes de véhicules.

Avantages :

  • Génération automatique de vos tableaux d’indemnités kilométriques
  • Application web et mobile ergonomique
  • Visualisation pour chaque trajet de sa durée, du kilométrage, et du volume de CO2 émis (estimé)
  • Application adaptée aux indépendants mais aussi aux entreprises avec plusieurs véhicules et plusieurs conducteurs

❗️ Inconvénients

  • Une action manuelle est obligatoire pour lancer un nouveau trajet et pour le terminer
  • Il est impossible de modifier ou supprimer un trajet a posteriori pour le corriger en cas d’erreur
  • Risque d’erreurs lorsque votre téléphone n’est pas connecté à Internet

Conclusion : Kilometer est une application agréable à utiliser pour ceux qui veulent saisir leur trajets professionnels sur leur mobile et en garder une trace. Les indemnités sont calculées automatiquement en fonction de votre type de véhicule. Toutefois, le lancement et l’arrêt des trajets étant manuel, Kilometer ne conviendra pas à ceux qui souhaitent une réelle automatisation du suivi de leurs trajets professionnels.

GeoWallet : Capture automatique de tous vos trajets professionnels

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GeoWallet est une application web et mobile qui permet de capturer automatiquement les trajets effectués grâce au GPS de votre téléphone et grâce à une balise bluetooth placée dans votre boîte à gants. L’application mobile capture tous les trajets de façon totalement automatique, sécurisée, et anonymisée. Les trajets professionnels sont distingués automatiquement des trajets personnels, en fonction des paramètres propres à chaque utilisateurs. Vous avez accès à votre historique de trajets depuis votre application mobile, et pouvez modifier a posteriori un trajet en cas d’erreur. L’application web vous offre un tableau de bord de tous vos trajets et vous permet de télécharger vos relevés kilométriques.

👉 Tarif : 15 € HT / mois pour les professions libérales, 12 € HT / mois / utilisateurs pour les entreprises (+ mise en service de 15 à 20 € pour l’envoi de votre balise bluetooth

✅ Avantages :

  • Détection automatique de tous les trajets, vous n’avez pas à y penser
  • Distinction automatique des trajets professionnels et personnels
  • Visualisation de tout l’historique de vos trajets, exports comptables en un clic
  • Grâce à la balise bluetooth, l’application n’enregistre que les trajets effectués dans votre véhicule, et pas les autres trajets (transports en commun, covoiturage…)
  • Protection des données personnelles : toutes les données sont chiffrées, anonymisées, et protégées.
  • Application adaptée aux indépendants mais aussi aux entreprises avec plusieurs véhicules et plusieurs conducteurs

❗️ Inconvénients :

  • Pour l’instant, GeoWallet ne calcule pas automatiquement vos indemnités kilométriques (mais c’est pour ça que vous payez un comptable, n’est-ce pas ?)

Conclusion : Si vous souhaitez une solution fiable, totalement automatisée, qui puisse différencier automatiquement trajets personnels et professionnels, qui enregistre uniquement les trajets effectué dans le véhicule concerné, et vous donne accès à des relevés kilométriques exploitables par votre expert-comptable ou votre service administratif, alors c’est GeoWallet qu’il vous faut (et ce n’est pas parce que nous l’avons développé qu’on le dit !).

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