Comment calculer les frais kilométriques liés à vos déplacements professionnels ?

25 juin 2021 | Gestion comptable

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Vous utilisez un véhicule personnel pour vos trajets professionnels ?

En France, il est courant pour de nombreux salariés, indépendants ou professionnels libéraux d’utiliser leur véhicule personnel pour effectuer des trajets dans un cadre professionnel.

Bonne nouvelle : l’utilisation de votre véhicule à titre professionnel vous donne droit à un remboursement de vos frais kilométriques.

Mais attention ⚠️ : le remboursement de vos frais kilométriques est strictement encadré par l’administration fiscale et quelques règles doivent être respectées pour assurer le bon remboursement de ces frais.

Il existe deux méthodes pour le calcul de vos frais kilométriques :

  • le système des indemnités kilométriques : un barème défini par l’administration fiscale, qui permet de gagner un montant défini par kilomètres parcourus ;
  • le système des frais réels : la somme des dépenses engagées pour vos trajets.

Quel système choisir ? Comment calculer simplement et sans erreurs mes frais kilométriques ?

Pas d’inquiétude, on vous explique tout dans cet article.

Comment calculer vos frais kilométriques via le système des indemnités kilométriques ?

Le calcul de vos frais kilométriques, sur la base des indemnités kilométriques, repose sur un barème mis à jour chaque année par l’administration fiscale.

Ce calcul dépend de 2 éléments :

  • La puissance fiscale du véhicule. Si vous n’êtes pas sûr de la valeur à rentrer, vous pouvez vous référer à la ligne P6 de la carte grise du véhicule.
  • Le kilométrage parcouru, à titre professionnel avec le véhicule durant l’année.

⚠️ Attention ici à ne pas intégrer des trajets personnels dans vos déclarations, ce peut être considéré comme une fraude.

Une fois ces deux éléments réunis, vous pouvez vous référer au barème kilométrique de l’année 2021 ci-dessous :

Barème kilométrique pour l’année 2021 – Source : https://www.service-public.fr

♻️ Sachez que, si vous disposez d’un véhicule électrique, vos indemnités kilométriques sont majorées de 20%.

Voici un exemple pour une personne disposant d’un véhicule de 6 chevaux (berline classique) et ayant parcouru 12 700 kilomètres à titre professionnel sur l’année 2021 :

Le montant affiché en rouge correspond au montant perdu si vous notez mal les trajets effectués (en moyenne 20% des trajets sont mal suivis).

Comment calculer vos frais kilométriques via le système des frais réels ?

Le système des frais réels est une seconde méthode de calcul des frais kilométriques.

Le calcul se compose de deux étapes :

  • Additionner les frais liés à l’utilisation du véhicule, à savoir le carburant et l’entretien.
    L’assurance, ainsi que l’amortissement de l’achat du véhicule ne sont déductibles uniquement quand le véhicule est inscrit au patrimoine de l’entreprise.
  • Il faut en suite multiplier le total des frais par le ratio kilomètres roulés à titre professionnel / kilomètres roulés au total.

Si vous utilisez le Simulateur de frais kilométriques Geowallet, veillez bien à renseigner des valeurs nulles pour le prix d’achat du véhicule, ainsi que l’assurance.

Voici un exemple de calcul des frais réels pour vos trajets effectués avec votre véhicule personnel :

Le montant affiché en dessous de l’indemnisation frais réels (voir image ci-dessus) est la perte d’indemnisation si les kilomètres parcourus sont mal suivis.

Quel régime, entre les indemnités kilométriques et les frais réels, est le plus avantageux pour vous ?

Il faut tout simplement comparer les deux régimes pour le savoir.

Si vous estimez que le montant des frais engagés pour vos trajets professionnels est supérieur à l’indemnisation proposée par le barème des indemnités kilométriques, alors nous vous conseillons d’opter pour le régime des frais kilométriques.

Pensez également à bien garder les justificatifs liés à vos trajets professionnels. Ils seront précieux en cas de contrôle URSSAF pour se prémunir d’un éventuel redressement. 💡

Pour en savoir plus sur les montants d’indemnisation auxquels vous pouvez prétendre, nous vous avons préparé un Simulateur de frais kilométriques Geowallet.
Vous pouvez télécharger le télécharger en cliquant ci-dessous ⬇️

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