Chef d’entreprise : Véhicule de fonction ou indemnités kilométriques ?

5 août 2021 | Gestion comptable, Indépendants et professions libérales, Véhicule de fonction

Véhicule de fonction ou indemnités kilométriques ?

En tant que dirigeant d’entreprise, vous (et vos collaborateurs) pouvez être amenés à régulièrement utiliser un véhicule pour vos déplacements professionnels.

Deux options s’offrent à vous :

  • utiliser votre véhicule personnel et vous faire rembourser les frais engagés via le barème des indemnités kilométriques
  • acheter ou louer un véhicule de fonction, qui sera immatriculé au nom de votre société, et qui sera considéré comme un avantage en nature

Sans les bonnes informations, cette décision peut vite devenir un casse-tête à résoudre :

  • quel est le système le plus simple à mettre en place et à gérer ?
  • faut-il des outils particuliers pour suivre les kilomètres parcourus ?
  • quel est l’impact financier du choix entre véhicule fonction et indemnités kilométriques ?

Nous allons dans cet article répondre à ces différentes questions pour vous permettre de faire le choix le plus éclairé possible.

1️⃣ Véhicule de fonction : avantages et inconvénients

Commençons tout d’abord par définir le véhicule de fonction.

Le véhicule de fonction est un véhicule, acheté ou loué, qui appartient à une société, un État ou encore une collectivité, mis à disposition d’un salarié ou dirigeant pouvant l’utiliser à des fins professionnelles comme personnelles.

Il fait partie des avantages les plus demandés en entreprise encore aujourd’hui et constitue un réel élément de fidélisation des salariés.

Jusqu’ici, rien de bien compliqué. Mais ce qu’il faut savoir, c’est que la mise à disposition d’un véhicule de fonction par une société à un dirigeant ou des collaborateurs constitue un avantage en nature.

Cet avantage en nature en nature doit donc être mentionné sur la fiche de paie du dirigeant ou du salarié et inscrit dans le contrat de travail.

À noter : Si votre véhicule de fonction est strictement réservé à des trajets professionnels (trajets domicile-travail par exemple), il ne constitue pas dans ce cas un avantage en nature.

Cela implique :

  • le prélèvement de charges sociales côté dirigeant/salarié, faisant augmenter votre net imposable et donc potentiellement votre impôt sur le revenu
  • le prélèvement de charges patronales du côté de votre entreprise

Le montant de l’avantage en nature peut se calculer soit selon le système forfaitaire (un pourcentage du prix d’achat ou de location du véhicule) ou bien sur la base des frais réels (la somme des dépenses réellement engagées).

Ce calcul peut s’avérer complexe, nous y avons donc consacré un sujet particulier dans cet article.

Dans tous les cas, il est recommandé de s’adresser à votre expert-comptable pour s’assurer du bon calcul de l’avantage en nature.

Au-delà de l’avantage en nature, il faut également regarder quels sont les autres coûts potentiels liés à la possession d’un véhicule de fonction :

  1. Le coût d’achat ou de location du véhicule doit bien sûr être pris en compte. L’achat donne lieu à un amortissement sur 4 ou 5 ans généralement, ou de location du véhicule. En fonction du taux d’émission de CO2 du véhicule, un plafonnement de l’amortissement est appliqué, allant généralement de 9 900€ pour les plus polluants à 30 000 euros pour les moins polluants.
  2. Différentes taxes comme la TVS (taxe sur les véhicules de société) ou des taxes écologiques s’appliquent en fonction du choix du véhicule.

À noter que le véhicule de fonction est soumis à l’amortissement (sur 4 ou 5 ans) lorsqu’il a été acheté.

Vous pouvez retrouver des explications plus complètes sur les véhicules de fonction dans cet article 👉 Véhicules de fonction : le guide complet

✅ Avantages

Si vous êtes au forfait, pas de suivi kilométrique nécessaire

❌ Inconvénients

Constitue un avantage en nature s’il est utilisé à des fins personnelles

Coût élevé : achat/location + taxes

2️⃣ Véhicule personnel – indemnités kilométriques : avantages et inconvénients

Vous l’aurez compris, la seconde option pour réaliser vos trajets professionnels est d’utiliser votre véhicule personnel.

En tant que dirigeant d’entreprise, il est tout à fait possible d’utiliser votre véhicule pour réaliser des déplacements professionnels. Cela peut également être le cas pour vos collaborateurs.

Dans ce cas, l’avantage est que votre société n’a pas à s’acquitter du prix d’achat ou de location de véhicules ainsi que des différentes taxes comme la TVS (qui s’applique tout de même au-delà d’un certain nombre de kilomètres).

L’utilisation d’un véhicule personnel pour des trajets professionnels donne lieu à un remboursement de frais kilométriques, qui se calcule dans la majorité des cas grâce au barème des indemnités kilométriques, mis à jour de manière annuelle par l’administration fiscale.

Les indemnités kilométriques sont des frais qui ne sont pas soumis à l’impôt sur les sociétés ou à des charges sociales.

Le système des frais réels, reposant sur les dépenses réellement engagées pour les déplacements, existent également pour le remboursement de frais kilométriques liés à l’usage d’un véhicule personnel.

Pour découvrir quels sont les modes de calculs des frais kilométriques et leurs avantages et inconvénients, vous pouvez consulter cet article 👉 Comment calculer les frais kilométriques liés à vos déplacements professionnels ?

Enfin, il est important de noter que le remboursement des frais kilométriques nécessite un suivi scrupuleux et détaillé de vos déplacements.

Vous devez être capable de justifier des dates de vos trajets, des points de départ et d’arrivée, ainsi que du motif des déplacements professionnels.

Si ce suivi n’est pas réalisé, vous vous exposez à un redressement URSSAF.

Si certains de vos salariés utilisent également un véhicule personnel pour leurs trajets, vous devez mettre en place un système de remboursement des frais kilométriques.

Lorsqu’il doit être réalisé pour plusieurs collaborateurs, ce remboursement peut vite devenir fastidieux.

✅ Avantages

Pas de coût d’achat/location de véhicules ni taxes

Peut devenir plus avantageux financièrement, surtout si vous roulez beaucoup à titre personnel

❌ Inconvénients

Demande un suivi détaillé des trajets professionnels

Gestion des remboursements d’IK qui peut devenir fastidieuse pour plusieurs collaborateurs

3️⃣ Véhicule de fonction ou indemnités kilométriques : comment faire son choix ?

Comme vous avez pu le voir, cette réponse n’est pas binaire et dépend de nombreux paramètres.

Le choix entre véhicule de fonction et indemnités kilométriques doit se faire en toute connaissance de cause, en prenant en compte les différents paramètres financiers et de gestion qu’engendrent chacun des choix.

Si vous dirigez une entreprise sans ou avec peu de salariés, le système des indemnités kilométriques semble le plus adapté. D’autant plus si vous faîtes beaucoup de kilomètres.

Si votre entreprise emploie plusieurs salariés, que la flotte devient plus grande et que les trajets en véhicule font partie du quotidien de vos collaborateurs, l’achat/la location de véhicules de fonction est conseillé.

Il est recommandé de réaliser des simulations, en se basant sur le nombre de kilomètres professionnels et personnels que vous comptez réaliser.

Pour faire vos simulations et comparer quel serait le meilleur choix pour vous, nous avons créé deux simulateurs :

Votre expert-comptable sera bien sûr la personne la mieux placée pour vous conseiller dans votre choix, nous vous encourageons donc à évaluer les différentes options ensemble.

4️⃣ Pour un suivi simple et automatisé de vos trajets professionnels, adoptez Geowallet

Que vous utilisiez un véhicule de fonction ou personnel, il est important de suivre votre kilométrage professionnel et personnel.

Geowallet est une application qui permet de suivre automatiquement vos trajets grâce à un système de connexion Bluetooth.

Fini les fichiers Excel ou carnets pour votre suivi, Geowallet vous permet de vous décharger de cette tâche administrative.

Chaque jour, semaine et mois, recevez des relevés kilométriques conformes aux exigences fiscales, vous permettant de connaître l’utilisation d’un véhicule et son kilométrage professionnel et personnel.

Pour en savoir plus, c’est par ici ⬇️

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