Véhicules de fonction : le guide complet

29 janvier 2021 | Véhicule de fonction

voiture fonction frais reels forfaitaires

En tant que chef d’entreprise ou manager, vous pouvez faire le choix d’un véhicule de fonction pour vous-même ou vos collaborateurs. La mise à disposition d’un véhicule de fonction constitue un avantage non négligeable qui vient compléter la rémunération du dirigeant ou des salariés. C’est une pratique très courante, notamment dans les métiers qui nécessitent de nombreux déplacements professionnels.

Mais la législation est complexe et de nombreuses questions se posent :

  • Véhicule de fonction ou véhicule de société ?
  • Quel est le coût réel pour l’entreprise ?
  • Quelle fiscalité ?
  • Achat ou location ?
  • Avantage en nature : opter pour les frais réels ou les frais forfaitaires ?

Ce guide a pour but de faire le point, pour que vous puissiez enfin y voir clair.

Vous n’avez pas le temps de lire cet article aujourd’hui ? Vous pouvez aussi le télécharger au format PDF pour le lire tranquillement quand vous aurez le temps !

Sommaire :

  1. Véhicule de fonction : définition
  2. Véhicule de fonction ou véhicule de service ?
  3. Véhicule de fonction : quel coût pour l’entreprise ?
  4. Véhicule de fonction et avantages en nature : frais réels ou frais forfaitaires ?

Véhicule de fonction : définition

Une voiture de fonction est un véhicule qui est détenu par une société, un État ou une collectivité locale, et qui est mis à disposition d’un collaborateur ou d’un dirigeant avec l’autorisation de l’utiliser pendant et en dehors de ses heures de travail. 

Ce véhicule est donc utilisé dans le cadre de déplacements professionnels et personnels. 

L’utilisation à titre privé d’une voiture de fonction mis à disposition par l’employeur constitue un avantage en nature pour le salarié ou le dirigeant qui doit être présent dans sa rémunération, ce qui entraîne le prélèvement de charges sociales (du côté du salarié), patronales (du côté de la société) et doit in fine être soumis à l’imposition sur le revenu du salarié. Cet avantage doit être inscrit dans le contrat de travail.

Véhicule de fonction et véhicule de service : quelle différence ?

Attention à ne pas confondre véhicule de fonction et véhicule de service (qu’on appelle aussi véhicule de société) ! 

Pour vous simplifier la vie, nous avons résumé la différence entre les deux dans le tableau ci-dessous.

Véhicule de fonctionVéhicule de service (ou véhicule de société)
Trajets personnels autorisés en dehors des horaires de travail ?ouinon (hors trajets domicile-travail les jours ouvrés, en l’absence de transports en communs).
Véhicule à usage individuel ?oui : véhicule personnel, réservé à l’usage d’un salarié.non : véhicule partagé, utilisable par tous les salariés de l’entreprise.
Avantage en nature pour le salarié ? (soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu)ouinon

Véhicule de fonction : quel coût pour l’entreprise ?

Si les salariés de l’entreprise effectuent de nombreux déplacements professionnels pour se rendre chez leurs clients ou sur des chantiers (commerciaux, techniciens, artisans…), leur octroyer un véhicule de fonction peut être une option à considérer. 

Cela peut être un facteur d’attractivité de votre entreprise, et de fidélisation des collaborateurs. 

C’est aussi un moyen de s’assurer que les salariés nomades se déplacent dans de bonnes conditions en termes de confort et de sécurité. 

Mais combien ça coûte pour l’entreprise ?

Pour le savoir, il faut lister les coûts directs et indirects associés à l’achat (ou la location) d’un véhicule pour l’entreprise.

  • Coût d’achat ou de location
  • Limites de déductibilité des amortissements et loyers
  • Impôts et taxes
  • Coûts annexes (entretien, assurance, carburant…)

Achat ou location des véhicules de fonction 

Vous pouvez décider d’investir dans l’achat de véhicules de fonction pour vos salariés (ou pour le dirigeant). Votre entreprise va donc supporter le coût d’achat des véhicules, ce qui représente un coût non négligeable. 

Vous pouvez aussi faire le choix de la location longue durée (LLD) : cela allège les travaux de suivi et de maintenance du parc, cela pèse moins sur votre trésorerie, et cela permet à vos salariés de bénéficier de véhicules récents.

Dans les deux cas, vous allez pouvoir déduire de votre bénéfice (et donc de vos impôts) les charges qui pèsent sur votre entreprise (amortissement en cas d’achat, loyer en cas de location) ; mais attention ! Dans une certaine limite. On vous explique tout ça juste après.

Amortissement non déductible des véhicules de fonction

Cas n°1 : Achat d’un véhicule de fonction et amortissement

Si vous faites l’acquisition d’un véhicule de fonction, vous allez pouvoir déduire ce coût de votre résultat fiscal via le mécanisme de l’amortissement.

Pour rappel, l’amortissement est la constatation comptable de la perte de valeur du véhicule par année du fait de son usage (usure physique), de l’évolution technique (obsolescence) ou tout simplement du temps. Le calcul de l’amortissement annuel est le suivant : prix d’achat du véhicule / par le nombre d’années d’utilisation.

Le nombre d’années (durée de l’immobilisation) correspond à la durée réelle d’utilisation du bien par l’entreprise. Cette estimation pouvant être difficile, vous pourrez utiliser les durées d’usage admises en fiscalité, soit pour un véhicule 4 ou 5 ans selon son utilisation.

Pour résumer, l’amortissement d’un bien permet à une entreprise d’économiser de l’impôt pour compenser des investissements en matériel.

Mais dans le cas des véhicules de tourisme, il existe certaines limitations, qui visent deux objectifs :

  • Inciter les entreprises à opter pour des véhicules plus respectueux de l’environnement,
  • Limiter les avantages fiscaux pour les entreprises qui opteraient pour des véhicules très coûteux.

Ainsi, l’amortissement de l’achat d’un véhicule de tourisme est déductible du résultat comptable, mais cette déduction fiscale est plafonnée à un certain montant, qui dépend du taux d’émission de CO2 du véhicule. Le détail du barème est présenté dans le tableau suivant.

Barème 2021 : plafond de déductibilité de l’amortissement des véhicules d’entreprise

Taux d’émission de CO2 (en g/km)Ancien dispositif d’immatriculationNouveau dispositif d’immatriculation*
T < 20 (véhicules électriques)30 000 €30 000 €
20 ≤ T < 50 (hybrides rechargeables)20 300 €20 300 €
50 ≤ T < 60 (hybrides rechargeables)20 300 €18 300 €
60 ≤ T < 13018 300 €18 300 €
130 ≤ T < 1359 900 €18 300 €
135 ≤ T < 1609 900 €18 300 €
160 ≤ T < 1659 900 €9 900 €
T > 1659 900 €9 900 €

* Depuis le 1er mars 2020, certains véhicules sont soumis à nouveau dispositif d’immatriculation pour une meilleure prise en compte des émissions de CO2.

Exemple concret

Vous achetez un véhicule pour une valeur de 40 000 € TTC, avec un taux d’émission de CO2 de 120g / km, que vous décidez d’amortir sur 4 ans.

Le calcul de la dotation aux amortissements sera chaque année de 40 000 € / 4 = 10 000 €. 

Cependant, la déduction de l’amortissement étant plafonnée fiscalement à 18 300 euros, la société ne pourra déduire chaque année qu’un montant maximal de 18 300 / 4 = 4 575 €.

Vous devrez donc réintégrer à votre résultat fiscal une partie de la dotation (en l’occurrence 5 425 €) ce qui engendra, en cas de résultat fiscal positif, une charge d’impôt de 1 519 € supplémentaire (en prenant comme base un taux d’IS à 28 %).

Cas n°2 : Location d’un véhicule de fonction et déductibilité des loyers

Si vous optez pour la LDD (location longue durée), les loyers de location sont des charges qui viennent diminuer votre bénéfice imposable. 

Mais attention, là aussi il y a une limite pour les véhicules de tourisme (pas pour les utilitaires) !

Référez-vous au barème des amortissements présenté précédemment : c’est exactement le même système pour les véhicules en LDD. Les loyers annuels pourront être déduits de votre résultat fiscal dans une certaine limite, qui dépend du taux d’émission de CO2 du véhicule.

Impôts et taxes sur les véhicules de fonction

Comme nous venons de le voir, l’achat ou la location d’un véhicule de fonction n’est pas une dépense ordinaire, puisqu’elle peut en partie être réintégrée à votre résultat fiscal et donc, vous amener à payer de l’impôt supplémentaire.

Mais ce n’est pas tout : la fiscalité sur les véhicules de fonction n’est pas spécialement avantageuse pour les entreprises, en particulier lorsqu’il s’agit de véhicules de tourisme (et non d’utilitaires).

Récupération de la TVA sur les véhicules de fonction

Que vous optiez pour l’achat ou la location, la TVA n’est pas récupérable ni sur le coût des véhicules de tourisme, ni sur les frais afférents (entretien, réparations…).

En revanche, la TVA est récupérable dans le cas des véhicules utilitaires.

TVS (Taxe sur les véhicules de société)

Cette taxe est à payer annuellement pour chaque véhicule possédé ou loué pendant plus d’1 mois par l’entreprise.

Cette taxe dépend :

  • Des émissions de CO2 ou de la puissance fiscale des véhicules
  • De la date de mise en circulation du véhicule et du carburant utilisé

Pour plus d’information, référez-vous au site du Service Public.

Dans certains cas, les entreprises peuvent être exonérées de la TVS :

  • Entreprises individuelles ;
  • Véhicules utilitaires ;
  • Entreprises ayant une activité de vente ou de location de véhicule, de transport de passagers (taxi ou VTC), d’enseignement de la conduite.

Malus automobile : le barème 2021

Cette taxe est à payer lors de l’immatriculation de certains véhicules particulièrement polluants. Pour un véhicule neuf, la taxe, dite malus, est calculée selon les émissions de CO2 ou la puissance fiscale du véhicule, selon que le véhicule a fait l’objet d’une réception communautaire ou pas. Pour un véhicule d’occasion, la taxe dépend de la puissance fiscale du véhicule. De plus, les véhicules les plus polluants sont soumis à une taxe annuelle. Cette taxe est due uniquement pour les véhicules de tourisme. Pour plus d’infos sur le barème du malus automobile en 2021, rendez-vous sur le site du Service Public.

Autres dépenses

La possession ou la location d’un parc de véhicules de fonction entraîne un certain nombre de coûts supplémentaires :

  • Coût du carburant pour les déplacements professionnels de vos salariés ;
  • Entretien des véhicules et réparations ;
  • Assurance.

Dans le cas des véhicules de tourisme, seules les dépenses de carburant sont éligibles à la récupération de la TVA (dans la limite de 80% de ces dépenses).

Cotisations sociales

Un véhicule de fonction est un avantage en nature qui est intégré à la rémunération des salariés ou du dirigeant. De ce fait, l’entreprise doit s’acquitter des cotisations salariales et patronales sur cet élément du salaire. 

Mais comment valoriser cet avantage en nature ? On fait le tour au chapitre suivant.

Véhicule de fonction et avantage en nature : frais réels ou forfaitaires ?

Si vous accordez un véhicule de fonction à un salarié, il l’utilisera pour ses déplacements professionnels, mais également pour ses déplacements personnels. Cela le dispense de l’achat d’un véhicule. C’est donc un élément constitutif de sa rémunération :

  • Soumis aux cotisations salariales et patronales,
  • Soumis à l’impôt sur le revenu pour le salarié.

Ne pas déclarer ou mal évaluer cet avantage en nature vous exposerait à de lourdes sanctions en cas de contrôle des URSSAF. 

Mais encore faut-il pouvoir estimer le montant de cet avantage en nature !

Pour cela, vous avez le choix entre deux méthodes : les frais réels ou forfaitaires.

Avantage en nature : la méthode des frais réels

Déterminer le coût global annuel du véhicule

Dans le cas où vous optez pour la méthode des frais réels, vous devrez d’abord calculer le coût global annuel du véhicule. Pour évaluer ce coût, on va additionner :

  • Le coût de l’amortissement annuel du véhicule (ou le loyer annuel dans le cas d’une location). Attention : le calcul n’est pas le même que pour le calcul de l’amortissement fiscal. Pour un véhicule de moins de 5 ans, l’amortissement annuel du véhicule, toutes taxes comprises, sera égal à 20% du coût d’achat TTC du véhicule. Lorsque le véhicule a plus de 5 ans, l’amortissement à retenir est de 10 % (et non pas de 20 %).
  • Les frais d’entretien (lavage, pneumatiques, changement de pièces)
  • Le coût de l’assurance : qui dépend de la catégorie de véhicule et de ses chevaux fiscaux (entrée de gamme, milieu de gamme, haut de gamme).

L’ensemble de ces dépenses déterminera le coût global annuel du véhicule de fonction.

Calculer l’avantage en nature en frais réels

Pour calculer la valeur réelle de l’avantage en nature, on applique l’équation suivante :

Coût global annuel du véhicule x (kilométrage parcouru par le salarié à titre privé / kilométrage total parcouru cette année) + le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payés par l’employeur.

Exemple concret 

Vous achetez un véhicule neuf pour un montant de 25 000 € TTC,  que votre salarié utilise à des fins professionnelles et personnelles. 

Les frais d’entretien s’élèvent à 1000 € par an et l’assurance à 1200 € par an. 

Le salarié parcourt 50 000 km par an, dont 5000 à titre privé.

L’employeur ne paye pas le carburant.

⇒ Le montant de l’avantage en nature selon le principe des frais réels s’élève à ((25 000*0,2) + 1000 + 1200) x (5000 / 50 000) = 720 €

Avantage en nature et frais réels : avantages et inconvénients

AvantagesInconvénients
✅ Méthode la plus économique si le salarié ne roule pas beaucoup à titre privé avec le véhicule de fonction❗️ Vous devez conserver l’ensemble des justificatifs : tickets de carburant, factures d’entretien…
✅. Le montant est au plus près de la réalité puisqu’il dépend des dépenses engagées et des kilomètres parcourus❗️ Nécessite beaucoup d’organisaton pour calculer et conserver le kilométrage parcouru à titre personnel et professionnel.

Avantage en nature : la méthode des frais forfaitaires

Cette méthode permet d’estimer un montant forfaitaire qui représente les dépenses réalisées par l’entreprise et donc, l’avantage en nature concédé au salarié.

Le tableau ci-dessous récapitule les différentes manières de calculer ce forfait, en fonction de plusieurs critères : achat ou location, âge du véhicule, et qui paye le carburant.

Véhicule acheté il y a moins de 5 ansVéhicule acheté il y a plus de 5 ansVéhicule en location
L’entreprise ne paye pas le carburant9 % du coût d’achat TTC du véhicule6 % du coût d’achat TTC du véhicule30 % du coût global annuel (location, assurance, entretien)
L’entreprise paye le carburant9 % du coût d’achat TTC du véhicule + frais réels de carburant

OU sur option :
12 % du coût d’achat TTC du véhicule
6 % du coût d’achat TTC du véhicule + frais réels de carburant

OU sur option :
9 % du coût d’achat TTC du véhicule
30 % du coût global annuel + frais réels de carburant

OU sur option :
40 % du coût global annuel  (location, assurance, entretien, carburant)

Exemple : 

Vous achetez un véhicule neuf pour un montant de 25 000 € TTC,  que votre salarié utilise à des fins professionnelles et personnelles. Ce dernier paie lui-même le carburant. 

=> Le montant de l’avantage en nature selon le forfait annuel sera égal à 25 000 x 9% = 2250 €. 

Comme on le voit, cette méthode est beaucoup moins avantageuse que les frais réels si le salarié roule beaucoup à titre professionnel, et peu à titre personnel.

Avantage en nature et frais forfaitaires : avantages et inconvénients

AvantagesInconvénients
✅ Méthode la plus simple à mettre en place❗️ Ne dépend pas des kilomètres parcourus
✅. Evite les risques d’un redressement social❗️ Méthode beaucoup moins avantageuse que les frais réels si le salarié roule beaucoup à titre professionnel et peu à titre personnel
✅. Ne nécessite pas de conserver les justificatifs, ni de calculer le kilométrage

Frais réels ou forfaitaires : comment choisir ?

Maintenant que vous avez bien compris la différence entre ces deux méthodes de calcul de l’avantage en nature, vous vous posez sans doute encore la question : qu’est-ce qui est le plus intéressant pour mon entreprise et mes salariés ?

En effet, le choix entre frais réels et frais forfaitaires est un réel choix économique pour l’entreprise qu’il ne faut pas sous-estimer. Ce choix va dépendre de plusieurs caractéristiques : 

  • Du nombre de kilomètres réalisés chaque année
  • De la proportion de kilomètres professionnels / personnels réalisés
véhicule de fonction frais réels ou frais forfaitaires

D’une manière générale : 

– Si l’usager conduit peu : mieux vaut opter pour les frais réels

– Si l’usager conduit beaucoup (km pro et perso) : mieux vaut opter pour les frais forfaitaires.

Simulations : comparaison frais réels / frais forfaitaires avec 3 hypothèses

Nous avons réalisé des simulations détaillées, afin de comprendre dans quel cas il vaut mieux choisir les frais réels ou les frais forfaitaires, en fonction de plusieurs critères :

  • Type de véhicule (entrée de gamme, milieu de gamme, haut de gamme)
  • Nombre de kilomètres parcourus par an à titre professionnel et personnel
  • Prise en charge du carburant par le salarié ou le collaborateur

Pour découvrir le détail des simulations et savoir dans quelle situation se trouve votre entreprise, téléchargez le guide complet au format PDF !

simulation coût véhicule de fonction

Les simulations que nous avons faites permettent de tirer quelques conclusions utiles :

Si le salarié réalise peu de kilomètres personnels avec son véhicule, alors l’entreprise a intérêt à se tourner vers les frais réels. Si le salarié réalise beaucoup de kilomètres personnels avec son véhicule, l’entreprise a plus intérêt à se tourner vers les frais forfaitaires. 

Par exemple : pour 20 000 km parcourus, si le salarié : 

  • Ne réalise que 5 000 km à titre privé, l’entreprise a intérêt de se positionner sur les frais réels
  • Réalise 15 000 km à titre privé, l’entreprise a intérêt de choisir les frais forfaitaires.

Par ailleurs, pour un même kilométrage professionnel / personnel, on constate que plus on a un véhicule haut de gamme et plus il est rapidement intéressant de se tourner vers les frais forfaitaires.

Notons que les intérêts de l’entreprise et du salarié vont dans le même sens, puisque celui-ci à intérêt à ce que le montant de l’avantage en nature ne soit pas trop élevé (en effet, il paye de l’impôt sur cette somme).

Comment GeoWallet peut vous aider ?

GeoWallet, application de suivi des trajets professionnels, peut vous aider à faire les bons choix et à justifier les déplacements de vos salariés.

Fonctionnalités

GeoWallet capte automatiquement les trajets effectués dans chaque véhicule, et les ventile de façon automatisée sur la bonne catégorie (trajet professionnel / trajet personnel).

Avec GeoWallet :

  • Les usagers des véhicules n’ont pas besoin de noter manuellement chaque trajet dans un cahier, un tableau ou une application ;
  • Les calculs sont automatiques et vous connaissez à n’importe quel moment le total des kilomètres parcourus à titre professionnel et personnel ;
  • Ainsi, vous pouvez facilement choisir l’option la plus favorable entre les frais réels ou les frais forfaitaires pour calculer l’avantage en nature, en vous basant sur des informations précises ;
  • Si vous optez pour les frais réels, vous disposez de justificatifs fiables en générés automatiquement en cas de contrôle ; 
  • Vous maîtrisez les coûts de carburant en vous assurant de ne pas financer sans contrepartie le carburant utilisé par vos salariés pour leurs déplacements personnels ;
  • Dans tous les cas, vous pouvez facilement justifier la pertinence de ma mise à disposition d’un véhicule de fonction, puisque vous conservez une trace de tous les déplacements effectués par vos salariés à titre professionnels.

commodo eleifend dictum facilisis ut velit, elit. odio